CRM sisteminin varlığında, işletme için öncelikleri belirlemek ve iletişimi yönetmek çok daha kolay bir hal alır. Potansiyel bir müşterinin ne zaman satın alma gerçekleştireceğini asla önceden bilemezsiniz. Bu nedenle onlarla ilişkinizi sürekli olarak canlı tutmak zorundasınız. Müşterilerinizle ilişkilerinizi organize etmek için hiçbir zaman geç değildir. İhtiyacınız olan yalnızca, CRM stratejinizi müşterilerinizin ihtiyaçlarını karşılayabilmesi için elinizdeki verileri daha verimli kılacak temel kategorilerdir. Bu kategoriler örneğin; müşteriler, kaybedilen müşteriler, potansiyel müşteriler, tedarikçiler, iş ortakları, potansiyel iş ortakları vb olabilir.
CRM sistemi, işletmeye müşterin etkileşimlerini izleyebilme yeteneği kazandırır. Şirket bünyesinde CRM’den faydalanan her çalışan, ihtiyacı olduğu anda geçmiş verilere ulaşarak potansiyel durumları aktife çevirebilir. Bu, işletmeye yeni bir müşteri kazandırmak ya da yeni bir satış yaptırmak olabilir. CRM sistemi işletmenin farkına varmadığı imkanları ortaya çıkarır. İşletme, kaç tane potansiyel müşteriye henüz hiç satış yapmamış tespit ederek satış ekibini doğru satış zamanı ile berbarr bilgilendirir. Pek çok işletme önemli tedarikçilerin varlığını da görmezden gelmektedir. Fakat işletmenin irtibata geçtiği her ilişki verisi, gelecek dönemlerde fırsat yönetiminde kullanılmak üzere CRM sisteminde saklanır.
CRM sistemi, işletme bünyesine entegre edildikten ve organizasyon çalışanlarının bir çalışma kültürü haline geldikten sonra, işletmenin en değerli varlığı olur ki buna “Müşteri Verisi” adını da verebiliriz. İnsanlar iş değiştirebilir ve organizasyondan ayrılan herkes organizasyonda çalıştığı süre boyunca elde ettiği verileri şirkete bırakır. Bu, asla sona ermeyen bir süreçtir. Veriler güncellenmek yerine, sürekli olarak biriktirilir. Böylece işletme, geriye dönük olarak rapor alabilme yeteneği kazanmış olur. Eldeki veriyi profesyonel bi şekilde analiz etme yeteneğine sahip olan CRM sistemi, hem içerde çalışanlar arasındaki irtibat yönetimini hem de dış çevrede –potansiyel ve mevcut- müşteriler ve rakipler ile olan iletişimi yönetir. Böylece organizasyonun eksik ve hatalı süreçlerini hızlı bir şekilde farkedilip dış tehditlere karşı iyileştirilmesini sağlarken yeni müşteri ve satış potansiyellerinin de gözden kaçmasına engel olmuş olur.
Sonuç olarak…
CRM sistemi, organizasyonların iş süreçlerini yeniler ve eksikliklerini giderir. Bunun yanında yeni süreçler de ekler ve bunu yaparken organizasyonun sahip olduğu değerleri yok etmez. CRM ile organizasyonun sahip olduğu hiçbir değerin yok olması söz konusu değildir. Çünkü hem geriye hem de ileriye yönelik çift taraflı iş gören CRM sistemi, organizasyonun elinde bulunan tüm verileri daha verimli ve etkili olmaya odaklanarak kullanır. Küçük büyük her organizasyonun ihtiyaçlarına cevap verebilen CRM, baştan sona fayda sağlayan bir ilişki yönetimi sistemidir. Bu nedenle günümüzde de büyük ölçekli işletmelerden sonra, küçük ölçekli işletmeler için de olmazsa olmaz haline gelmiştir.